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Betrieb · Szenario 4 von 5

Fristen eingehalten, bevor der Kunde nachfragen muss

Ich baue eine Überwachung, die die vereinbarte Reaktionszeit jeder Anfrage kennt, die zuständige Person rechtzeitig erinnert und eskaliert, wenn die Zeit abläuft. Der Kunde hört von Ihnen, bevor er nachfragen muss.

So funktioniert es

  1. 01 · Ereignis

    Eine Frist beginnt

    Eine Anfrage, ein Ticket, ein Angebot oder eine Aufgabe entsteht mit vereinbarter Reaktionszeit.

  2. 02 · Daten

    Zuständigkeit und Frist

    Erfasst werden nur Status, Zuständige und Fälligkeit, nicht der Inhalt der Arbeit.

  3. 03 · KI

    Echter Verzug oder nicht

    Die KI entscheidet, ob eine Anfrage wirklich wartet oder schon über einen anderen Kanal beantwortet wurde.

  4. 04 · Aktion

    Erinnern, dann eskalieren

    Die zuständige Person wird erinnert; passiert nichts, wird die Leitung informiert oder neu zugeteilt.

  5. 05 · Kontrolle

    Erledigt heißt beantwortet

    Die Frist endet erst, wenn der Kunde tatsächlich eine Antwort hat.

  6. 06 · Mensch

    Leitung entscheidet

    Neu zuteilen und den Kunden über eine Verzögerung informieren bleibt bei einem Menschen.

Was Sie bekommen

  • Überfälliges wird sichtbar, bevor sich der Kunde beschwert.
  • Erinnerungen erreichen die zuständige Person, nicht das ganze Team.
  • Die Leitung sieht die Ausnahmen, nicht jede Aufgabe.

Beispiel

Ein IT-Dienstleister verspricht eine Antwort binnen vier Stunden. Jedes Ticket startet eine Uhr; nach drei Stunden bekommt der Techniker eine Erinnerung, nach vier wird der Teamleiter informiert und der Kunde erhält einen kurzen Zwischenstand. Die Uhr stoppt erst, wenn der Kunde eine Antwort hat, nicht beim Statuswechsel.

Datenschutz by Design

Das System sieht Fristen, Zuständige und Status, keine Nachrichteninhalte. Kontrolliert wird die Anfrage, nicht der Mensch: Nichts misst, wie jemand am Arbeitsplatz arbeitet.

Typischer Stack

CRM oder Ticketsystem · Aufgaben- und Kalenderwerkzeuge · Benachrichtigung per E-Mail, SMS, Teams oder Slack · n8n- oder Python-Workflows

Gebaut in das, was Sie schon betreiben: CRM, Telefonie, n8n-Instanz oder Cloud bleiben. Ich übernehme auch einen bestehenden Workflow oder steige in ein laufendes Projekt ein.

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